Hoe druk kun je het hebben met tijd en kosten besparen voor
je klanten? Als je het Tim Graat vraagt, héél druk. In de drie jaar dat hij nu
als zelfstandig franchisenemer in Oost-Nederland voor DOCUconcept bezig is draait
hij bijna overuren om zijn klanten aan tijds- en kostenbesparingen te helpen. Zeker
deze zomer. Hoe dat komt?

Heel simpel, legt hij uit. Hij vraagt zijn klanten te
demonstreren hoe ze op hun manier documenten scannen en opslaan en klokt dan de
tijd. Dat duurt meestal tussen de twee en de vijf minuten en betreft veelal de
traditionele manier van scannen. Dan toont hij zijn demo waarin het in dertig
seconden gaat. Dertig seconden!

Veilig en doorzoekbaar

Vermenigvuldigd met de honderden, soms duizenden documenten
die veilig en eeuwigdurend opgeslagen kunnen worden als PDF/A bestand en door
middel van de OCR techniek doorzoekbaar gedigitaliseerd moeten worden (denk aan
de AVG!), loopt de tijdsbesparing al snel op, plus de besparing op arbeidskosten.

VS

Er was vorig jaar zelfs een groot advocatenkantoor uit de
Verenigde Staten dat al googelend op het Nederlandse DOCUconcept terecht kwam,
en de slimme scanoplossing bestelde. Hetzelfde als ‘ons eigen’ DDJ Accountants
overigens, en hetzelfde als honderden andere advocatenkantoren,
accountantskantoren, notariskantoren, zorginstellingen, enzovoorts.

All-in-one

Terugkomend op de AVG: veel bedrijven printen, kopiëren en scannen
nog met een all-in-one printer die een harde schijf heeft, en waar alle scans –
inclusief de persoonsgegevens dus! – op opgeslagen worden. Heel riskant, want
dat mag niet meer binnen de nieuwe privacywet. Tim waarschuwt zijn klanten daar
graag voor en levert hiervoor diverse oplossingen.

Factuurherkenning

Ook factuurherkenning ontkomt niet aan de digitalisering en
verbeteringen die de techniek tegenwoordig te
bieden heeft. Tim gaat dat in september onder andere uitgebreid
demonstreren in het Goffertstadion, waar hij door de Rabobank Arnhem-Nijmegen
is uitgenodigd voor een digitale demonstratiedag.

Klantendag

En of dat nog niet genoeg is, in november heeft Tim twee
grote events in de agenda staan: een bedrijvenbeurs op het gebied van techniek
en innovatie in de SSP-Hal op het DRU terrein in Ulft, en een speciale
klantendag georganiseerd door DOCUconcept zelf.

Speciaal

Daar gaat hij zijn klanten trakteren op iets speciaals plus
enkele demonstraties over de meest nieuwe technologieën om met digitalisering
van documentbeheer tijd en geld te besparen. Alleen voor die klanten dus die
snappen dat je met je tijd mee moet gaan om je te onderscheiden van je concurrent.

Digitaal aangetekend

Dan komen er nog andere nieuwe ontwikkelingen aan, legt Tim
uit: een uitbreiding op de bestaande digitale scanservice (veilig uitbesteden
van die enorme scanklus dus), en digitaal aangetekend verzenden van documenten.
Want de ontwikkelingen staan niet stil voor Tim, hij houdt ze allemaal scherp
bij. En dat maakt dat hij zo druk is.