Online is de toekomst

Een ontmoeting met Tim Graat van DOCUconcept, lid bij (Y)OKA
en Dedicated Business Partner van KYOCERA. Voor iedereen die alles wil weten
van digitaliseren, printen, scannen, uploaden, opslaan, archiveren,
terugvinden, een PDF-A, digitale flipovers en vooral: een snellere,
efficiëntere en betrouwbaardere kantooradministratie en print- en
documentenomgeving.

Het zijn niet alleen de grotere accountantskantoren,
advocaten- en notariskantoren en assurantiekantoren die en masse overstappen op dit soort slimme systemen om documenten te
scannen naar bedrijfsapplicaties, facturen online te fiatteren en te betalen en
documenten gemakkelijker terugvindbaar te filen. Steeds meer MKB’ers, zeker
vanaf zo’n vijf werkplekken, gebruiken dit soort oplossingen. Zelfs op het
kleine OKA-secretariaatskantoor werken we met een simpele print-, scan- en
opbergoplossing van KYOCERA die Tim ons geadviseerd heeft.

Vakbeurs

Binnenkort staat Tim met zijn collega’s van DOCUconcept weer
op een vakbeurs en geven ze voorlichting voor accountantskantoren om de
mogelijkheden van de technologie van vandaag te tonen. Want wie zit er nog
handmatig facturen in te kloppen in een systeem? Niemand toch hopelijk? Je moet
niet denken aan de fouten die dat kan opleveren, en vooral: de enorme extra
tijd die dat alles kost. Daar betaalt een klant straks niet meer voor.

Vulpen

Ook een contract kan helemaal digitaal behandeld worden,
inclusief een beveiligde en wettelijk erkende digitale handtekening. Er is geen
printer, vulpen en postzegel meer nodig. Met intelligente software wordt met
OCR techniek een document zelfs tot op inhoud terugvindbaar, legt Tim uit. “Een
gewone gescande PDF is namelijk een plat plaatje waar je zoekmachine niet in de
tekst zelf kan zoeken. Bovendien is een gewone PDF in de toekomst niet
houdbaar, vergelijk het met een floppy disk. Onze software slaat het op als een
PDF-A bestand. Een PDF-A is beveiligd, volledig doorzoekbaar (door OCR
techniek) en dus toekomstbestendig.”

Offline

Naast al dat online geweld heeft Tim genoeg tijd over voor
offline ontmoetingen. Hij is bewust lid geworden van OKA om mensen te
ontmoeten, kennis te delen en ervaringen uit te wisselen. Want daar draait het
toch uiteindelijk om, vindt hij.

��� ���H